Se trata simplemente de hacer que no se vean. Los vencimientos permanecerán ahí, en la base de datos del ERP; los podremos visualizar o recuperar cuando queramos o necesitemos. 

Lo primero es crearnos un proveedor genérico, si es que no lo tenemos ya. Recordemos que un proveedor genérico es aquel que no tiene datos fijos y del que podemos cambiar los datos cada vez que contabilicemos una factura. 

Tras ello, iremos al menú de “Cartera” y seleccionaremos todos los vencimientos que no queremos ver, eligiendo a continuación la opción “Agrupar”. Se nos abre entonces un dialogo de nueva agrupación, donde elegiremos como proveedor, el genérico que tenemos. Nos pedirá a continuación el nombre que queremos darle; por ejemplo: “pagos atrasados”. Pulsamos “Salir” y ya no nos aparecen. Se nos han convertido en una línea única, del proveedor genérico. 

Cuando queramos ver o recuperar los vencimientos ahí agrupados, editaremos ese único vencimiento y podremos extraer todos aquellos que nos interese.

Estos cambios han hecho, por ejemplo, que se unifique en un único modelo 390 de declaración-resumen anual del IVA los dos modelos separados que para ese resumen anual existían hasta el momento: modelo 390 “Declaración-resumen anual del Impuesto sobre el Valor Añadido”, y modelo 392 “Declaración-resumen anual del Impuesto sobre el Valor Añadido para Grandes Empresas”.

El modelo 390 servirá ahora por tanto para todas las empresas, y deberá ser enviado por vía telemática (obligatoriamente) en los primeros 30 días del mes de enero.

Nexus eCommerce es la solución de comercio electrónico para aquellas empresas en las que las ventas por Internet son un pilar estratégico.

La herramienta permite la creación de tiendas virtuales en Internet (B2B o B2C) sin descuidar, por su integración con el ERP, los necesarios procesos de gestión (recepción y atención de pedidos, control del stock de artículos, generación de pedidos de compra a proveedores, facturación, contabilidad, …) para dar un buen servicio a los clientes y cumplir la reglamentación oficial.

La nueva versión ha simplificado las tareas de instalación y puesta en marcha, para permitir la inmediata disposición de una tienda Web.

Se han añadido además funcionalidades nuevas, como: la posibilidad de agrupar y gestionar los productos por subcategorías dentro de una categoría principal; la clasificación por marcas; gestionar nuevos campos (en el propio ERP) para la descripción ampliada de los productos, con galería de fotos ampliada; tratamiento de tallas y colores; informar, si el comercio así lo quiere, del stock de productos gestionado por el ERP Nexus; inclusión de elementos que facilitan el posicionamiento Web en buscadores; módulos de envío de newsletters; noticias de interés; …

Solusoft ha preparado un ejemplo de tienda en Internet con ERP Nexus para la demostración de Nexus eCommerce, en http://solusoft.djvpruebas.com.

Nexus Nóminas, nombre con el que se conocerá la solución dentro del ERP, es multiempresa y multiejercicio como lo es globalmente Nexus ERP, y cuenta con una completa funcionalidad para la gestión laboral de las empresas (e incluso asesorías laborales, según el anuncio de SIE).

Funcionalidad de Gestión Laboral

Permite así la confección de nóminas, el cálculo del IRPF, cuotas de seguridad social, contrataciones, ceses, fin de contrato, liquidaciones, …, así como todos los documentos derivados de la actividad, como son certificados de empresa, notificaciones de fin de contrato, prórrogas, etc.

Automatiza los cálculos necesarios para todo tipo de procesos laborales, y es compromiso de SIE adaptarlo continuamente a la legalidad vigente, lo que hará que no sea indispensable tener un gran conocimiento del área laboral para llevar los procesos desde la propia empresa.

Para la corrección de esos resultados, el sistema de gestión permite igualmente la parametrización de los conceptos salariales, el cálculo automático del tanto por ciento del IRPF y retenciones, la visualización y recálculo de meses atrasados, el análisis de costes salariales de la empresa por centros o secciones, en correspondencia con lo configurado globalmente para el ERP, el cálculo de presupuestos salariales y las repercusiones automáticas de la gestión laboral en la contabilidad, … La solución está además preparada para el envío telemático de todos los documentos mediante correo electrónico, tanto de nóminas como contratos, listados, etc.

Trámites con la Administración

Por lo que se refiere a los Seguros Sociales, Nexus Nóminas posee diversos modelos de salida, con edición de los modelos de la Seguridad Social en borrador y oficiales, contemplando el Régimen General, el Agrario, el de Representantes de Comercio y el de Ayuntamientos, disponiendo de forma opcional del Régimen del Mar y el de Artistas. La solución también genera ficheros FAN y AFI del Plan Red de la Tesorería General de la Seguridad Social y para los sistemas DELT@ y CONTRAT@.

Y en cuanto a la gestión del IRPF confecciona los Modelos 110, 111 y 190, permitiendo la visualización previa de modelos, así como los certificados de retribuciones de Renta y la declaración de situación familiar.

Robusto y adaptable

Nexus Nóminas trabaja, como el ERP Nexus, lógicamente, sobre una base de datos SQL, lo que le confiere una gran potencia y seguridad, al tiempo que se integra con las herramientas ofimáticas más comunes, como pueden ser Word, Excel, Outlook o Adobe PDF.

SIE ha anunciado su comercialización en tres gamas diferenciadas: Nóminas 50, Nóminas 100 y Nóminas Ilimitado, para adecuarse en funcionalidades y precio a las diversas necesidades en gestión de Recursos Humanos, tanto de las pymes como de las medianas empresas.

SIE ha decidido colaborar así en el lanzamiento de Windows 7, como una de las primeras empresas nacionales en el sector del software de gestión empresarial cuyos productos ya funcionan con Windows 7.

En lo que respecta al ERP Nexus, será una buena ocasión para observar de primera mano las nuevas funcionalidades de la versión 8 del ERP: facturación electrónica, nuevo módulo BI (Business Intelligence); gestión de alertas mediante e-mails, …, todo ello con la nueva apariencia del interfaz, que sigue el estilo de las propias aplicaciones de Microsoft.

Nos podrán mostrar también las últimas extensiones horizontales y verticales del producto: el sistema de gestión de terminales TPV, Nexus TPV Táctil, la plataforma de gestión de tiendas virtuales en Internet, Nexus eCommerce, … O la nueva herramienta para introducción rápida de facturas: Nexus OCR.

Por lo mucho que hay que ver, parece que merecerá la pena.

Comezaremos por la Actualización del Riesgo. Con esta opción indicamos qué efectos han llegado a su vencimiento y deben cancelarse del riesgo adquirido tanto con el cliente como con la entidad financiera.

Para actualizar el riesgo entraremos en el submenú “Cartera”, en la opción “Efectos de clientes”. Escogeremos el Filtro “Efectos en riesgo” y pincharemos sobre “Aplicar”. Aparecerá entonces una ventana con todos los efectos que contemplen los parámetros seleccionados.

Seguidamente, deberemos elegir el efecto deseado y pinchar sobre el botón “Actualizar”. De esta manera, el efecto marcado, pasará a dejar de ser un efecto en riesgo.

Se puede dar el caso, de que hayamos cometido un error o equivocación o simplemente que el efecto cambie de situación, y vuelva a estar en riesgo. Para ello, utilizaremos la opción Desactualizar Riesgo, accediendo igualmente desde el submenú de Cartera, en la opción de “Efectos de clientes”, pero seleccionando esta vez el Filtro “Efectos cobrados”.

Una vez hayamos pinchando sobre “Aplicar”, aparecerán los efectos para los que se señalaron los parámetros deseados. Seleccionaremos el efecto sobre el que queremos anular la actualización del riesgo y pulsaremos sobre la opción “Anular actualización”.

Por último, debemos tener en cuenta que al dejar pendiente de actualizar de nuevo los efectos deseados, también se anulará el asiento correspondiente generado automáticamente.

Debemos tener en cuenta, por otro lado, que si lo que se pretende realizar es la devolución de un efecto cobrado al descuento que todavía se encuentra en riesgo, y del que no se ha realizado la actualización pertinente del riesgo, la aplicación no permitirá realizar dicha devolución hasta que se actualice ese riesgo. Una vez realizada la actualización, Nexus permitirá realizar la devolución del efecto.

El cheque es un documento que, amparado en la Ley Cambiaría y del Cheque, confiere a su legítimo tenedor el carácter de acreedor del librador. Es decir, que el emisor de un cheque confirma una deuda con un tercero, y a este último lo confirma como acreedor del primero. Asimismo se dice que el cheque es un documento ejecutivo debido a que confiere al tenedor la capacidad de actuar judicialmente contra el librador en el momento en que se produzca el impago, debiendo aportar el tenedor tan sólo la documentación acreditativa de que se ha producido el impago.

Un cheque puede ser emitido por cualquier persona física o jurídica que tenga capacidad legal para endeudarse. Así, en el caso de las personas físicas el único requisito legal es que han de ser mayores de edad. En el caso de las personas jurídicas se deberán respetar las siguientes normas:

• Una antefirma, (concepto por el que actúa el firmante y en nombre de quién), y, además,
• que la persona que actúa como librador esté autorizada en documento suscrito con la entidad librada (poderes), esto es, la persona firmante esté apoderada por parte de la empresa para las firmas.

Según la Ley Cambiaria y del Cheque no es preceptivo que el documento tenga como domicilio de pago una cuenta bancaria de tal modo que un cheque será considerado como tal siempre y cuento en dicho documento queden reflejados los siguientes datos:

• Denominación de “cheque“, en el propio documento.
• La cantidad en cifras y en letra. En los documentos que muestren disparidad entre la cantidad en letra y en número se tomará siempre como válida la letra.
• La fecha de emisión.
• La firma autógrafa.
• El destinatario del cheque.

Cuando cumplimentamos un cheque, y en especial cuando rellenamos ese último dato, establecemos las formas en que dicho documento posteriormente va a poder ser transmitido a otras personas así como el procedimiento para su cobro. Se pueden distinguir así una clasificación de los distintos tipos de cheque:

• Al portador, cuando no se quiere especificar quién ha de cobrar el cheque simplemente en vez de especificar el nombre de una persona concreta se incluye la leyenda a el portador
• Persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el nombre del legítimo tenedor, persona que salvo que transmita el documento a un tercero es quien lo debe cobrar.
• A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el nombre del legítimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El incluir la cláusula “A LA ORDEN” tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto explícitamente la capacidad que tiene el legítimo tenedor del cheque de transmitir o endosar este a un tercero.
• A una persona determinada con cláusula “no a la orden”, esta cláusula indica que el tenedor del cheque no puede transmitir su derecho de cobro a un tercero y por tanto utilizar el cheque como medio de pago. Así cuando se emite un documento con dicha cláusula sólo puede cobrarlo la persona a favor de quién se ha emitido.
• Cheque Postdatado Se trata de un cheque donde la fecha de emisión real es anterior a la fecha que figura en el propio cheque. Este tipo de cheques no esta regulado en la Ley Cambiaria donde se dice que un cheque es un documento a la vista, por tanto, en el mismo momento que nosotros tenemos el cheque en nuestro poder podremos exigir su pago.
• Cheque Cruzado Un cheque se dice que está cruzado cuando en su anverso presenta dos líneas paralelas que cruzan el cheque en sentido transversal. El motivo más habitual de cruzar un cheque es para cerciorarnos de que este se cobra a través de una entidad bancaria o directamente en una sucursal de la entidad librada. De esta forma se consigue identificar plenamente a la persona que cobra el cheque. Así en el caso de que el tenedor sea cliente de la entidad librada podrá cobrarlo en efectivo mientras que si no es cliente lo deberá de cobrar mediante ingreso en una cuenta bancaria.
  Existen distintas modalidades de cheque cruzado:
  a) General, presenta en el anverso dos barras sin especificar ninguna entidad bancaria.

b) Especial, entre las barras aparece el nombre de una entidad concreta. el general podrá transformarse en especial pero no a la viceversa.

• Cheque para abonar en cuenta En el anverso y mediante leyenda transversal se incluye la siguiente mención “para abonar en cuenta”. De este modo sea quien sea el tenedor del cheque y su relación con la entidad librada deberá cobrarlo mediante apunte en una cuenta bancaria.
• Cheque conformado Un cheque conformado es aquel en el que en el momento de su emisión la entidad librada certifica que existen fondos suficientes en la cuenta librada para atenderlo. En este sentido hemos de tener presente que la entidad en el momento de conformar el cheque establecerá una retención en la cuenta librada de igual importe al valor del cheque, retención que se aplicará al pago del mismo. En este sentido tanto el librador como el tenedor podrán solicitar a la entidad librada que preste su conformidad. Hay que tener presente que salvo que se especifique lo contrario el plazo de conformidad prescribe en el momento de prescripción del plazo de presentación al cobro. En el anverso del cheque se incluirá un sello con la mención “CONFORMADO” mientras que en el reverso la entidad que presta la conformidad estampará un sello con especial indicación de las características de la conformidad, esto es cuantía de la misma y momento de prescripción.
• Cheque Bancario Este cheque está emitido por la propia entidad financiera, tratándose de un cheque prepagado, y respondiendo de su pago la entidad que lo emite. Habitualmente estos cheques se emiten a una determinada persona.

Al ser el cheque un documento que refleja una deuda por parte del emisor a favor de su legítimo tenedor la Ley Cambiaria establece que dichos créditos pueden ser transmitidos, lo que habitualmente se denomina endoso. Así, endosar un cheque equivale a que el legítimo tenedor se lo transmite a un tercero, quien a partir de dicho momento pasa a ser el legítimo tenedor y por tanto detenta todos los derechos del tenedor original. En este sentido en función de como se haya emitido el cheque este podrá ser endosado o no. Así tal y cual hemos mencionado anteriormente serán transmisibles mediante endoso los cheques emitidos a favor de una persona determinada o a su orden.

Las formas más habituales de realizar un endoso son las siguientes:

• Endoso en blanco, el legítimo tenedor firma en el reverso del documento transmitiéndolo y se lo entrega al endosado
• Endosos a favor de persona determinada, cuando el legítimo tenedor especifica en el reverso del cheque a favor de que persona está realizando el endoso

Salvo los girados a la orden, cuando se endose un cheque no será preciso el pago de Actos Jurídicos Documentados, los denominados timbres.

Habida cuenta de que el cheque es un documento ejecutivo se han de tener en cuenta algunas características de gran importancia a la hora de hacer efectivo su cobro.

Una vez emitido el cheque no podremos anular o impedir su pago antes de que haya transcurrido el plazo de presentación al cobro.

En este sentido hemos de tener presente que la práctica de devolver un cheque por orden del cliente habiendo fondos en la cuenta es una práctica ilegal, de igual modo que si se ha presentado al cobro un cheque y la cuenta librada no tiene fondos suficientes la entidad bancaria deberá proceder al pago parcial del mismo devolviéndolo por el importe restante, esto es la entidad bancaria esta obligada al pago parcial del cheque.

Es pagadero a la vista, esto quiere decir que un cheque postdatado no existe dentro del ámbito cambiario.

Esto es, cuando una empresa entrega un cheque hoy lo que esta diciendo es que hoy puede hacer frente a su importe, con independencia de la fecha de emisión. Así si nosotros entregamos un cheque hoy con fecha de emisión de dentro de quince días el tenedor hoy mismo podría presentarlo para realizar el cobro. En este sentido hemos de tener presente que el cheque no tiene una vida ilimitada, esto es, que podemos tenerlo en nuestro poder todo el tiempo que queramos antes de presentarlo al cobro. Existen unos plazos máximos desde la fecha de emisión del cheque para presentarlo al cobro sin perder ninguno de los derechos que otorga la Ley Cambiaria al cheque.

En cuanto a los plazos máximos de presentación de un cheque al cobro, este será de:
- 15 días para los emitidos en España.
- 20 días para los emitidos en Europa.
- 60 días para los emitidos en el resto de países.
Los plazos anteriores se cuentan en días naturales, salvo si el último es inhábil que se trasladará al día siguiente. Si por cualquier caso lo presentáramos al cobro transcurridos los anteriores plazos nos podemos encontrar con lo siguiente:

a) El librador podrá revocar el pago del cheque, esto es dar orden a la entidad bancaria de no atenderlo.
b) El tenedor pierde la acción de regreso contra los endosantes y sus avalistas. Cuando nos endosan un cheque si este resulta impagado y lo hemos presentado al cobro dentro de los plazos establecidos podremos actuar tanto contra la persona que nos lo endoso como contra la persona librada.
c) Se puede perder la acción de regreso contra el librador por falta de fondos en poder del librado, entidad bancaria.

En cualquier caso hemos de tener presente que el cheque prescribe a los seis meses contados desde la finalización del plazo de presentación al cobro.

En lo que respecta al pago del cheque nos encontramos con lo siguiente:
- El pago a persona legitimada libera tanto a la entidad librada como al librador.
- El librado esta obligado al pago parcial del cheque cuando sólo disponga de una provisión parcial, el tenedor no podrá rechazar dicho pago.
- Será necesaria la identificación mediante NIF de la persona a quien se efectúe el pago de un cheque superior a 3.005,06 € o de un cheque librado por una entidad.

En el ERP Nexus, por ser un documento que puede ser gestionado en su recepción y ser remesado, podremos tratarlo como “Talón”, marcando dichas características en la opción “Documentos de Pago” del submenú “Ficheros” si queremos distinguir dichos momentos en la gestión de tesorería.

Como los albaranes de compra o venta (o las facturas, si no existiesen aquellos), los albaranes de regularización y/o de traspaso que se registren en nuestro ERP Nexus serán tenidos en cuenta para el cálculo de unidades en stock que tengamos en cada uno de los almacenes.

¿Qué son los albaranes de regularización?

Los albaranes de regularización nos serán de gran utilidad para imputar entradas o salidas de artículos en un almacén directamente, sin necesidad de introducir los albaranes de compra o venta pertinentes (o las correspondientes facturas, si no pasamos por ellos).

No es normalmente lo más recomendable, pues lo correcto es precisamente hacer esas imputaciones mediante esos albaranes o facturas de compra o de venta, según corresponda, pero son especialmente necesarios cuando nos vemos en la necesidad de regularizar unidades de artículos en los almacenes, por deterioro, hurto, equivocación en la asignación de mercancías, autoconsumo, etc. O simplemente para regularizar, en un inventario, el stock real frente al que nos proporciona el sistema de gestión, que pueden diferir también principalmente por las diversas causas mencionadas.

Los pasos a seguir en la confección de este tipo de albaranes, son los siguientes:

1. Entrar en la opción de menú de Albaranes, elegir trabajar con los “De Regularización” y pinchar sobre “Nuevo”.
2. Seleccionar el almacén donde se pretende regularizar el stock de artículos.
3. Elegir, a continuación, la fecha y describir el motivo por el que se crea la regularización.
4. Iremos introduciendo, seguidamente, los artículos pertinentes y marcaremos las unidades a regularizar, en positivo (si indican un aumento en el stock) o en negativo (si disminuyen ese stock).
5. Guardaremos, por último, el albarán confeccionado.

¿Y qué son los albaranes de traspaso?

Los albaranes de traspaso, sin embargo, se utilizan para registrar en el ERP Nexus los distintos movimientos de material que se produzcan entre varios almacenes, si se utiliza la opción de múltiples almacenes en nuestro ERP. De esa manera se controlará el stock que de cada artículo tengamos en cada uno de los almacenes con los que trabajemos.

Para crear albaranes de traspaso, es necesario seguir los pasos que se expresan a continuación:

1. Entrar en la opción de menú de Albaranes, elegir trabajar con los “De Traspaso” y seleccionar “Nuevo”.
2. Seleccionar, en primer lugar, el almacén en el que se va a producir la salida de material, y seguidamente, el almacén en el que se producirá la entrada del mismo.
3. Seleccionar la fecha del movimiento y describir el motivo por el cual que produce el traspaso.
4. Introduciremos, a continuación, todos los artículos a traspasar y marcaremos las unidades que se trasladan de un almacén a otro.
5. Guardaremos, para finalizar, el documento generado.

Nos dirigimos para ello al submenú de Cartera, donde se recoge la mayor parte de la funcionalidad de Tesorería, y entramos en la opción de menú de “Efectos de clientes”. La primera pantalla que nos aparece es la que tiene la misión de escoger criterios para filtrar la información.

Dependiendo de qué tipo de remesa vayamos a hacer, filtraremos unas cosas u otras. Lo más habitual es agrupar las remesas por vencimientos, así que dejaremos el campo de cliente en blanco.

Vemos en la esquina superior derecha la casilla de filtro, procedemos a desplegar las opciones, y seleccionaremos la que más se adecúe a nuestros intereses, por ejemplo, pendientes de cobrar. Con el resto de filtros de la pantalla, conseguiremos acotar la información que nos será ofrecida en el siguiente paso, para poder hacer la remesa sin ninguna complicación.

Uno de los campos más importantes a rellenar es el de documento de pago, que según vimos en la primera entrega sobre las remesas bancarias, nos filtrará sólo los documentos susceptibles de ser remesados.

Una vez terminada la elección de parámetros de filtrado pulsamos aplicar (F5) y nos aparece la pantalla con los vencimientos pendientes que cumplen con los requisitos solicitados en la primera pantalla.

Seleccionamos los efectos que queremos incluir en la remesa, dejando pulsada la tecla de control y eligiendo con el ratón, se nos Irán poniendo en color.

Una vez seleccionados, pulsamos el botón “remesar”, se nos abre una pantalla pequeña en la cual elegimos fecha, banco al que vamos a llevarla y si va a ser al descuento.

En la siguiente pantalla, nos aparece un resumen con los efectos seleccionados, en la cual, todavía podemos quitar efectos, analizar costes, etc.

Pulsamos el botón “Soporte” y se nos abre una nueva ventana de diálogo en la que hacemos la última elección de cómo vamos a proceder, y pulsamos “Procesar”.

En el explorador que se nos abre, elegiremos una carpeta donde guardar el fichero que posteriormente será el que enviemos al banco.

Para las remesas de pagos, el procedimiento es el mismo, pero accediendo a efectos de proveedores, en vez de a los de clientes.

En estos casos, las facturas serán iguales para todos los períodos, pero con la particularidad de que los conceptos podrán ser distintos dependiendo de cada cliente.

Con el ERP Nexus, podremos gestionar este tipo de facturación a través de “Edición de albaranes / facturas periódicas (cuotas)”, dentro del submenú Facturas. Con esta opción, podremos definir cada factura para cada cliente e indicar el período de facturación que se desee: meses, trimestres, semestres, etc. Es otro de los procesos que pueden ayudarnos a automatizar los procesos de venta.

Concretamente los pasos a seguir serán los siguientes:

1. Seleccionar el cliente.
2. Dar de alta los artículos o conceptos de la factura en cada línea, detallando los campos oportunos (unidades, precio, representante, centro de coste, etc.).
3. A continuación, hay que seleccionar el documento que se desea generar periódicamente Albarán o Factura.
4. Seguidamente, pulsaremos sobre el botón “Meses” para seleccionar el tipo de periodificación deseado, bien eligiendo los meses manualmente o bien utilizando los botones “Marcar Todos”, “Trimestre”, “Semestre”.
5. Para finalizar pulsaremos “Aceptar”.

Existe la posibilidad de utilizar variables para que se integren en la descripción de los artículos o conceptos a facturar, de manera que se conviertan, en el momento de generar los documentos, en los valores pertinentes que realmente se quiere que aparezcan en el documento.

Esas variables podrán ser las siguientes: