Cierre contable con multiempresa

Luis García | 11 de mayo de 2009 | Añadir comentario

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En el ERP Nexus, llevar a cabo el cierre contable con usuarios de multiempresa es un poco diferente que cuando se trabaja con una sola empresa, o cuando éstas están separadas en distintas bases de datos.

Trabajo con Multiempresa

Antes de la llegada de la versión 7 de Nexus ERP, se podía trabajar perfectamente en dicho sistema de gestión empresarial con varias empresas, pero cada una de ellas en una base de datos distinta. Por ello, hasta esta versión, no se podía compartir información común a varias empresas, en el caso, por ejemplo, de que coincidan clientes, artículos, etc.

Con Nexus 7, se añade la posibilidad de trabajar con multiempresa en una misma base de datos. Para ello se usa el concepto de Tipo contable, que, en este caso, será el equivalente a la Empresa.

Es importante recordar en este punto, que si trabajamos con tipos contables diferentes en una misma empresa, no es compatible usar multiempresa, a no ser que podamos cambiar el tipo contable por otra codificación, dependiendo de lo que queramos diferenciar.

Existen otras posibilidades, como son diferentes diarios o trabajar con centros de coste.

Activación del trabajo con Multiempresa

Para poder trabajar con multiempresa, se debe activar en primer lugar esta opción, accediendo a través del menú a Datos generales → Preferencias → Común, y marcando allí la casilla “Usar multiempresas”.

Mantenimiento de multiempresa

En siguiente paso es seleccionar, desde Ficheros → Auxiliares → Gestión, el mantenimiento de “Tipos contables”, y pulsar el botón “Más datos” para configurar varios parámetros necesarios, como pueden ser los datos de cada una de las empresas, sus modelos de impresión, impresoras, etc.

Este fichero de configuración, que se usaba antes exclusivamente para tipos contables, se usará a partir de la versión 7 para dar de alta todas las empresas con las que queremos trabajar en nuestro ERP Nexus.

En cada una de ellas, pulsaremos el botón “Más datos”, tras lo cual dispondremos de varias pestañas, donde se entrará la información y configuración según nuestras necesidades, de cada una de las empresas:

  • Empresa. En este apartado, se configuran los datos de la empresa, así como los fiscales y los de Hacienda.
  • Documentos. La ventana asociada a la pestaña está dividida en ventas, compras, stock y otros, y se configuran los modelos de impresión para los documentos, que deseamos para esta empresa.

Configuración de usuario (Seguridad)

El último paso relacionado con la configuración del trabajo con multiempresa será configurar la seguridad de cada usuario, indicando que puede hacer en cada una de las empresas. Por ejemplo: si es necesario confirmar cada cambio o no, valores por defecto para ese usuario, etc.

Seleccionaremos para ello la ventana de configuración de usuarios, accediendo a través de las opciones de menú Otros → Seguridad → Usuarios y pulsando el botón “Configuración Usuario”. Podremos especificar los siguientes aspectos:

  • Tipos. En este apartado se muestran los tipos (que ahora son empresas), por lo que marcaremos qué empresas puede ver el usuario que estemos configurando, pulsando con el ratón en la columna “Visible” para aquellas que queramos que sean accesibles para ese usuario.
  • Mostrar en las pantallas. Marcar esta casilla significará que el usuario podrá ver la empresa activa, necesario cuando ese usuario puede ver o acceder a más de una. Si el usuario sólo tiene acceso a una empresa, lo ideal es desmarcar esta opción ya que no es necesario dicho dato.
  • Permitir operar con todos los tipos activos (altas/bajas/modificaciones). El usuario puede trabajar con uno, con algunos tipos o con todos.

Cierre contable trabajando con multiempresa

Vistas las pinceladas de codificación de multiempresa, comentar que, a diferencia de los tipos contables, que cuando cerrábamos el año, cerraba todos los tipos en un mismo proceso, ahora deberemos cerrar una por una las empresas (tipos) que tengamos dadas de alta.

Esto se consigue, (con todos los campos cerrados) pulsando a la vez las teclas de control y F2 (“Ctrl” + “F2”). Se abrirá la Pantalla de selección empresas y tendremos que ir eligiendo una por una para proceder al cierre de las mismas.

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