Atrévete a presupuestar con Nexus

Manuel Cocera | 05 de diciembre de 2008 | Añadir comentario

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A estas alturas, seguramente todos tenemos claros los beneficios que para una organización puede conllevar la realización y control de un presupuesto. Fijar unos objetivos y establecer unos medios para conseguirlos y un mecanismo de control para vigilar la evolución, nos forzará a llevar a cabo un ejercicio de previsión y planificación. Podremos decidir así por adelantado las acciones que se han de poner en marcha y cómo se deben desarrollar para que nos encaminermos a conseguir esos objetivos. Y no sólo en el plano económico.

La búsqueda de los objetivos que nos marquemos en un determinado ámbito de tiempo queda así más clara. Y la gestión operativa se simplifica en gran parte, a partir del establecimiento de ese presupuesto y su mecanismo de control, encuadrándose en la vigilancia de dicho presupuesto y la toma de decisiones ante las desviaciones que se puedan producir.

Sin embargo, y por nuestra experiencia, son pocas las PyMEs que realizan presupuestos. Y si fijamos la atención en las que tienen implantado Nexus como sistema integrado de gestión empresarial, menos aún las que utilizan sus herramientas de “Presupuestaria” para establecer y controlar esos presupuestos.

Por la integración de información que proporciona como ERP, Nexus tiene muchas ventajas para abordar con él un presupuesto que englobe a todas las áreas de la empresa, que deberíamos aprovechar. La información que se necesita está allí centralizada, y se puede explotar con facilidad tanto para crear el presupuesto como para compararlo después con los resultados que se vayan produciendo, y que de nuevo estarán registrados en Nexus ERP.

Las herramientas de Nexus para realizar presupuestos son de uso sencillo y permiten muchas funcionalidades y formas distintas de trabajar. Además, los datos que registremos en un presupuesto en ningún caso afectarán a la operativa del día a día en sí. Por ello, le animamos a probarlas y crear sus presupuestos, ya sea a nivel global, de toda la empresa, o de un único departamento (con la ayuda de la definición de un centro de coste asociado, en este caso).

Podemos empezar la creación de un presupuesto desde la opción de “Edición” que tenemos en “Presupuestos”, dentro del submenú de “Contabilidad”. Se nos pedirán los datos del año para el que queremos establecer ese presupuesto, si queremos que él nos proponga incluso las cuentas contables para las que queremos establecer un presupuesto o preferimos ir añadiéndolas nosotros, y si deseamos, por último, que el presupuesto se enmarque sólo dentro de un determinado centro de coste (o subconjunto de éstos), si es que queremos construir un presupuesto por separado para cada departamento, proyecto, …

Tenemos por tanto dos posibilidades de trabajo:

  1. Realizar un presupuesto global para toda la empresa. No especificaremos para ello ningún centro de coste en concreto (si es que tenemos configurado trabajar con ellos), por lo que introduciremos para cada cuenta contable, datos de gastos e ingresos valorados para el total de la empresa.
  2. Realizar presupuestos específicos para cada departamento, indicando en cada caso su centro de coste correspondiente. Aun así, podremos introducir también ingresos y gastos generales, creando un presupuesto sin especificar centro de coste alguno. Nexus se encargará de sumar todas las cantidades de una cuenta contable en los distintos presupuestos, cuando queramos compararla con datos reales generales (sin marcar un centro de coste específico). Esta forma de trabajar nos permitirá controlar posteriormente el avance de cada departamento, comparando lo presupuestado para el mismo y los resultados reales que se vayan produciendo.

Podemos acceder posteriormente a los presupuestos creados y modificarlos tantas veces como queramos, accediendo de nuevo a la opción de “Edición” y poniendo los mismos parámetros introducidos con anterioridad para crearlos.

Cuando ya los hayamos definido, para su control, podremos ir cotejando las cifras contra los datos reales, marcando la casilla “Con Saldos” desde la propia opción de “Consulta”, en “Presupuestos”, o desde distintos informes de resultados del ERP (como el informe de “Pérdidas y Ganancias”, en el submenú “Contabilidad”, por ejemplo) marcando la casilla “Incluir presupuestos” en la ventana de consulta correspondiente.

Con esas herramientas la casi totalidad de las empresas tendrán suficiente para establecer y controlar sus presupuestos. Aun así Nexus nos permitirá recurrir a otras herramientas adicionales para tener aún un mayor funcionalidad y control, como la exportación a Excel y trabajar allí o exportar a otras aplicaciones. O definir presupuestos y hojas de control de gestión más complejas en Nexus Excel Server, tomando información de los presupuestos y datos reales registrados en Nexus ERP. Pero eso ya lo dejaremos para más adelante.

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