Procesos automáticos en el ERP Nexus: envío agrupado de e-mails

Luis Suárez | 09 de junio de 2009 | Añadir comentario

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Nexus ERP incorpora una serie de procesos automáticos que intentan ayudar al usuario a realizar de manera rápida procesos triviales que requieren una gran cantidad de tiempo, como ya hemos visto en otras entradas.

Dentro de los apartados de gestión de compras o el de ventas, Nexus ERP ha añadido al ya conocido proceso de Facturación automática de albaranes, el proceso de Envío agrupado de emails. Mediante este nuevo proceso, el usuario puede enviar gran cantidad de correos electrónicos a sus clientes y proveedores con los documentos de venta o de compra que estime oportuno. Adelantar así, por ejemplo, la factura a los clientes por correo electrónico antes de enviarla por correo ordinario es ahora una tarea rápida y sencilla.

Veamos cómo se utiliza esta funcionalidad precisamente con ese ejemplo de adelantar facturas de venta a clientes. Supongamos que facturamos a final de mes. Una vez realizada la facturación mediante la facturación automática de albaranes queremos avisar a nuestros clientes mediante e-mail de las facturas que les hemos emitido y que en unos días les llegarán por correo ordinario. Para ello, abriremos nuestro ERP Nexus e iremos al submenú de Documentos. Dentro de él seleccionaremos la opción “Envío agrupado de emails”, y nos aparecerá una pantalla donde podremos filtrar con qué documentos queremos usar el envío agrupado de mensajes de correo.

Nuestro objetivo es adelantar por correo electrónico las facturas de venta de mayo del 2009 para los clientes de España. Los pasos a seguir serán los siguientes:

  1. Marcar como fecha inicial el 1 de mayo de 2009.
  2. Marcar como fecha final el 31 de mayo de 2009.
  3. En el campo de documento seleccionar factura y venta.
  4. Ya que queremos solo clientes españoles, en filtros de cabecera seleccionaremos el filtro Facturas de clientes españoles que con anterioridad habremos creado.
  5. Para finalizar, debemos rellenar los campos Título del email y Texto del email con unos textos tipo para que el cliente identifique el correo y el contenido del mismo.

La pantalla quedaría así como muestra la imagen:

Ventana de envío agrupado de e-mails en el ERP Nexus

Ventana de envío agrupado de e-mails en el ERP Nexus

Ahora sólo deberíamos pulsar sobre el botón “Enviar” y los e-mails se enviarán de manera automática. Cabe destacar que para que esta opción funcione correctamente, debemos tener configurado en la ficha del cliente, que éste admite envíos por mail y en que formato se envían los archivos adjuntos.

Por otro lado, aunque para nuestro ejemplo no sería necesario, vamos a detallar el significado del resto de campos que aparecen en la pantalla para tener una visión global de la funcionalidad que ésta ofrece:

  • Documento. Aunque para el ejemplo hemos seleccionado facturas de venta, la utilidad permite trabajar también con ofertas, pedidos, depósitos, albaranes tanto de compra como de venta. Obviamente, cuando cambiemos de documento y de venta a compra, los campos vinculados irán variando.
  • Factura inicial-Factura Final: Nos ofrece la posibilidad de filtrar por documentos o por series. Este filtro puede ser aditivo al de fecha si se indican fechas de inicio y de fin o lapsos de tiempo (mes, año,…), o filtro único si se pulsa sobre “Todo” en la sección de fechas.
  • Cliente. Podemos filtrar las facturas por cliente. Al igual que en el campo de documento, este filtro puede ser exclusivo o único, en función de cómo se combine.
  • Filtro de cabeceras y líneas. Aquí tienen cabida todos los filtros que se hayan definido previamente dentro del ERP Nexus para el tipo de documento que estemos usando. También es exclusivo o aditivo, además de permitir la opción de multifiltro como el resto de la aplicación Nexus ERP.
  • Marcar como impreso los enviados. Marcando esta opción, estos documentos no serán impresos en futuros procesos automáticos de impresión.
  • Reenviar los ya enviados. Si se marca está opción, se enviará el correo aunque dicha factura ya se haya enviado con anterioridad.

Para finalizar, y volviendo a nuestro ejemplo de facturas de venta, si para un cliente, una vez aplicados los filtros que estimemos oportunos, nos da como resultado que tenemos cinco facturas de venta para enviar, la aplicación enviará un único correo electrónico con las cinco facturas adjuntas, en vez de uno por cada factura, lo cual es bastante más práctico para ambas partes.

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