Herramientas para facturación periódica fácil

Sonia Herranz | 17 de junio de 2009 | 1 comentario

Más sobre: Comercio electrónico, Contabilidad, Finanzas, Gest. almacén, Gest. Comercial | Tags: , , , , , ,

En muchas empresas, nos encontramos con la necesidad de generar facturas de periodicidad frecuente (mensual, trimestral, semestral…) tales como alquileres, cuotas de mantenimiento, cuotas de centros (gimnasios, clubes deportivos, asociaciones, …), etc.

En estos casos, las facturas serán iguales para todos los períodos, pero con la particularidad de que los conceptos podrán ser distintos dependiendo de cada cliente.

Con el ERP Nexus, podremos gestionar este tipo de facturación a través de “Edición de albaranes / facturas periódicas (cuotas)”, dentro del submenú Facturas. Con esta opción, podremos definir cada factura para cada cliente e indicar el período de facturación que se desee: meses, trimestres, semestres, etc. Es otro de los procesos que pueden ayudarnos a automatizar los procesos de venta.

Concretamente los pasos a seguir serán los siguientes:

  1. Seleccionar el cliente.
  2. Dar de alta los artículos o conceptos de la factura en cada línea, detallando los campos oportunos (unidades, precio, representante, centro de coste, etc.).
  3. A continuación, hay que seleccionar el documento que se desea generar periódicamente Albarán o Factura.
  4. Seguidamente, pulsaremos sobre el botón “Meses” para seleccionar el tipo de periodificación deseado, bien eligiendo los meses manualmente o bien utilizando los botones “Marcar Todos”, “Trimestre”, “Semestre”.
  5. Para finalizar pulsaremos “Aceptar”.

Existe la posibilidad de utilizar variables para que se integren en la descripción de los artículos o conceptos a facturar, de manera que se conviertan, en el momento de generar los documentos, en los valores pertinentes que realmente se quiere que aparezcan en el documento.

Esas variables podrán ser las siguientes:

  • <MENSUAL> <MENSUAL+1>
  • <ANUAL> <ANUAL+1>
  • <TRIMESTRAL> <TRIMESTRAL+1>
  • <SEMESTRAL> <SEMESTRAL+1>

Si se desea trabajar con variables, éstas deberán añadirse en la misma ventana de edición de albaranes / facturas periódicas (cuotas), pulsando para ello en el botón “Insertar variable”, una vez nos posicionemos sobre la columna descripción. Nos posicionaremos en el punto del texto en el que queramos insertar la variable y seleccionaremos la que deseemos de la lista desplegable que tenemos en la parte derecha de la ventana. Aceptando las modificaciones realizadas, podremos ver la nueva descripción con la variable seleccionada incluida en el concepto.

El resultado de todo este proceso, de inclusión de variables en el texto del concepto, será visible cuando procedamos a generar las facturas o albaranes del período conveniente, momento en que se nos interrogará sobre el valor por el que se quiere sustituir dichas variables.

Para generar los albaranes o facturas, hay que entrar en la opción “Generación de albaranes / facturas periódicas”, que también se encuentra dentro del submenú Facturas.

En la ventana que aparecerá, habrá que seleccionar los valores y filtros específicos para facturar sólo las cuotas pertinentes: tipo de documento, cliente(s), artículo(s), fecha(s), etc. Seleccionados los valores y filtros, Nexus propondrá las cuotas que reúnan las características especificadas. Éstas, podrán listarse, exportarse a Excel, borrarse o procesarse, según corresponda. Si optamos por la opción Procesar, Nexus generará la(s) factura(s) del periodo elegido.

Al generarse las facturas automáticamente mediante este proceso, también se podrán generar, si así se desea y lo tenemos configurado, las repercusiones contables y los vencimientos de las mismas.

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